Des Ă©quipes d'experts
Des équipes d’experts pour chaque métier
DĂ©partement logistique
Le département logistique est composé de six chefs de projets expérimentés de 8 années au minimum et quatre chargés de congrès. L’activité de ce département est de coordonner l’ensemble des prestations intégrées par Europa Organisation (inscriptions, commercialisation, secrétariat de programme, informatique) ou effectuées par un prestataire externe (site, traiteur, agence d’hôtesses…). Le chef de projet est l’interface unique entre Europa Organisation et ses clients. Le chef de projet est également responsable du suivi de la gestion financière sous la supervision du Directeur des Opérations.
DĂ©partement commercial, exposition et partenariat
Analyse des marchés, élaboration de la stratégie commerciale, veille concurrentielle, Europa Organisation possède une solide compréhension du marché des congrès. La multiplicité des sites et le nombre d'exposants lui ont permis de traiter en faisant valoir son savoir faire en gestion technique des surfaces d'exposition très variables, de 400 à 9 000 m2 pour des événements, et jusqu’à 28 000 m2 pour des salons. Pour chaque exposition sont conçus des documents sur mesure : dossier de partenariat, guide de l’exposant, plan sommaire, plan détaillé, proposition personnalisée…
DĂ©partement de gestion des inscriptions
La gestion des inscriptions est le fondement logistique de toute manifestation professionnelle. Europa Organisation dispose d’une centrale de réservation, dotée des systèmes de réservation en ligne et des logiciels les plus performants, mis à la disposition des participants des manifestations pour lesquelles Europa Organisation est mandatée. Une personne chargée des inscriptions est présente sur les manifestations. Europa Organisation gère annuellement plus de 50 000 inscriptions.
DĂ©partement informatique
Europa Organisation est dotée en interne d’une structure informatique puissante et de progiciels performants spécialement conçus pour son activité (inscriptions en ligne, paiements sécurisés). Europa Organisation est impliquée dans plusieurs projets liés à l’utilisation des nouvelles technologies multimédias (e-learning, e-posters, webcast). Elle met en place les techniques informatiques et supports média les plus adaptés aux manifestations. Par exemple, le livre des résumés pourra être édité sur clef USB et les actes des sessions scientifiques mis en ligne sur le site Internet…
Département du secrétariat de programme
Ce département est chargé de gérer et suivre tout le contenu scientifique d’un congrès sous la houlette du Comité scientifique. Il assure notamment la récupération des résumés des conférenciers ainsi que de la mise en page du livre des actes et/ou du livre des résumés. Ce même département d’Europa Organisation gère les transports et l’hébergement des conférenciers et des VIP de la manifestation.
