Organisation de congrès : Savoir-faire
Chez Europa Organisation, chaque événement naît d’une relation de confiance construite au fil du temps avec les communautés qui nous confient leurs projets. Nous sommes des partenaires investis, à l’écoute des attentes de nos clients et engagés à faire de chaque congrès un rendez-vous utile, inspirant et porteur de progrès.
Responsabilité
& Engagements
Notre responsabilité : créer des espaces d’échanges, d’apprentissage et d’émulation, où la transmission des savoirs, le partage d’expériences et la rencontre sont au cœur de l’expérience. Nous privilégions la co-construction et l’accompagnement sur-mesure, afin que chaque édition devienne un moteur de développement collectif et une référence durable pour ses participants.
Engagements RSE : Nous vous aidons à définir vos objectifs, à sensibiliser les parties prenantes et à valoriser vos progrès auprès de la communauté. Réduction des déchets, traiteurs locaux, stands éco-conçus, mobilité douce et compensation carbone : notre démarche s’appuie sur des actions mesurables et labellisables.
Conseil, Coordination
& Management de projet
Conseil & management de projet
Dès le début de notre collaboration, votre Chef de Projet s’investit pleinement à vos côtés pour définir les axes stratégiques de votre événement. Il vous conseille sur les choix majeurs, vous propose des solutions adaptées et n’hésite pas à challenger vos idées afin de valoriser chaque aspect du congrès.
En s’appuyant sur un plan d’action clair et un rétro-planning précis, il pilote les indicateurs de réussite et assure la coordination de tous les intervenants, du premier échange jusqu’au bilan final. Notre force réside dans l’intégration de toutes les expertises nécessaires, orchestrées au sein d’une équipe interne unie, engagée et réactive. Cette organisation nous permet de garantir la fluidité des échanges, la mobilisation rapide des compétences et un pilotage sécurisé du budget à chaque étape.
Coordination de programme
En étroite synergie avec votre comité scientifique, nous vous accompagnons dans la conception et la mise en œuvre de votre programme.
Nous vous assistons dans la sélection et la programmation des thématiques, l’organisation d’appels à communication, les relations avec les intervenants et la gestion de leurs contributions. Nous sommes présents pendant toute la phase de préparation, pendant et après le congrès.
Développement de programmes sociaux
Cocktail d’accueil, soirées thématiques, et autres événements en marge du programme scientifique : nous imaginons des rendez-vous conviviaux qui encouragent le networking.
Ces temps forts, pensés avec sobriété et authenticité, en ligne avec le cadre réglementaire, renforcent la cohésion du congrès et laissent aux participants un souvenir durable.
Commercialisation,
Promotion & Communication
Commercialisation
Notre équipe définit la stratégie commerciale, conçoit les offres de partenariat et négocie des collaborations durables et équilibrées avec les laboratoires et acteurs de santé. Avec éthique et transparence, nous valorisons les innovations et proposons une visibilité utile à la communauté médicale, tout en garantissant l’indépendance scientifique du programme.
Un reporting régulier vous permet de suivre l’avancement des ventes, le taux de conversion et la satisfaction des sponsors, mais aussi la qualité des interactions avec la communauté médicale et les leaders d’opinion.
Notre objectif : sécuriser votre budget et renforcer, édition après édition, la réputation de votre congrès auprès des laboratoires et des professionnels de santé.
Marketing & communication
Graphisme, narration éditoriale, campagnes digitales organiques et payantes, relations médias : nous déployons un plan 360° qui fait vivre votre congrès toute l’année.
Chaque canal - site web, réseaux sociaux, newsletters, application - est animé par du contenu à forte valeur ajoutée pour stimuler les soumissions, fidéliser la communauté et attirer de nouveaux visiteurs. Les tableaux de bord analytiques permettent d’ajuster les actions en continu.
Gestion des participants,
Intervenants & Exposants
Gestion des participants
De l’inscription en ligne jusqu’à la remise des certificats de présence, nous proposons une expérience client sans coutures.
La plateforme d’enregistrement multilingue, les badges intelligents et un service d’assistance réactif garantissent confort et sérénité aux congressistes. Sur site, le contrôle d’accès digitalisé accélère l’accueil tandis que les statistiques en temps réel optimisent vos prises de décision opérationnelles. Chaque participant se sent attendu, orienté et valorisé.
Gestion des conférenciers
Invitations, voyages, hébergements et espaces en ligne personnalisés : nous orchestrons chaque aspect de la venue des orateurs pour qu’ils puissent se concentrer sur leur intervention. Des courriers personnalisés aux briefings techniques, nous assurons une expérience fluide et chaleureuse.
Cette attention renforce la qualité scientifique, et la satisfaction globale des intervenants.
Gestion des exposants
Plan d’exposition optimisé, guide technique détaillé et hotline dédiée : nos équipes prennent le relais de nos équipes commerciales dès les contrats signés afin de simplifier le parcours des exposants. Nous veillons au respect des normes de sécurité, à la cohérence de la signalétique et au confort de montage.
Objectif : offrir une exposition valorisante, propice aux échanges commerciaux et à la présentation de solutions innovantes.
Réservation d’hôtel
Notre filiale Europa Booking & Services négocie des contingents de chambres à proximité de l’événement à tarif préférentiel, gère les rooming-lists et assure une assistance 24/7.
La plateforme de réservation géolocalisée simplifie le choix des hébergements, le budget ou la distance au lieu du congrès. Un interlocuteur unique veille à la qualité de service avant, pendant et après l’événement.
Gestion des grants (Code MedTech)
Nous accompagnons les organisateurs et bénéficiaires dans le labyrinthe réglementaire des subventions. Identification des dispositifs finançables, constitution des dossiers, suivi comptable et reporting transparent : vous gagnez en clarté et en sécurité.
Les participants, quant à eux, disposent d’un interlocuteur unique pour leurs démarches, du dépôt de candidature à la justification post-événement.
Solutions techniques,
Audiovisuel & Activation digitale
Solutions techniques
Application mobile, contrôle d’accès, émargement digital, scan leads, salle de preview : nos outils propriétaires améliorent la fluidité des opérations et enrichissent l’expérience des participants.
L’interface centralisée permet à votre équipe de suivre les indicateurs clés (flux d’entrées, engagement sur l’app, taux de visite des stands) et d’ajuster le dispositif en temps réel. Sécurisées et évolutives, ces solutions protègent les données des participants en conformité avec les exigences RGPD.
Production audiovisuelle et scénographique
Notre pôle interne dédié, régies HD, captation multicam et streaming live transforment chaque session en contenu pérenne et accessible.
Nous concevons également la mise en lumière et la scénographie afin de maximiser l’impact de vos messages sans jamais voler la vedette au contenu. Grâce à un encadrement technique discret mais rigoureux, intervenants sur scène et participants partagent la même qualité d’expérience.
Un studio à demeure dans nos bureaux de Paris est un outil clé pour la production de média vidéo attenants au congrès.
Activation digitale
Pour élargir la portée de vos événements, nous créons des formats hybrides ou 100% digitaux alliant interactivité, accessibilité et analyse de données. Replays indexés, chat modéré et plateformes immersives favorisent les échanges et prolongent la vie du congrès au-delà de la date et du lieu de l’événement.
Vous touchez ainsi une audience internationale composée de professionnels de santé, de la communauté médicale et de leaders d’opinion, tout en accédant à des statistiques détaillées sur leur engagement scientifique.
Au-delà de la technique, nous mettons à votre service notre force éditoriale : accompagner vos intervenants, structurer les contenus, valoriser les messages clés et garantir une diffusion claire, attractive et fidèle aux enjeux scientifiques.
Grâce à notre Studio webTV basé à Paris, nous produisons des sessions live et en replay qui valorisent les contenus scientifiques et renforcent leur impact auprès de la communauté médicale.
