Coordinateur(trice) ADV (secteur événementiel)

Le poste

Au sein du service Administration des Ventes et support technique aux partenaires, vous rejoignez une équipe de 8 personnes dans la gestion des ventes, de la réception des commandes jusqu’à la livraison des services. 

Notre rôle ? Nous sommes les garants de la bonne réalisation technique des prestations vendues par l'équipe commerciale, et nous en effectuons également le suivi financier. Nos clients sont les sponsors de nos congrès médicaux, qui nous achètent une large gamme d'outils et des supports de communication commerciale tels que des stands, emailings, publicités et autres produits promotionnels divers.

Au-delà de l’aspect administratif, vous occupez un rôle opérationnel dans la gestion de nos évènements. La diversité des tâches et des congrès que nous gérons est unique. En accompagnant nos clients sur les aspects à la fois financiers et techniques des ventes, nous avons "2 métiers en 1" qui rendent notre quotidien stimulant et enrichissant !

Vos missions :

• Gestion des contrats clients : Vous aurez la charge de la relecture, de la conduite des négociations contractuelles et du suivi des contrats clients, depuis leur élaboration jusqu’à la signature finale.

• Facturation et encaissement des commandes : Vous aurez la charge de la facturation des commandes, du suivi rigoureux des règlements et veillerez à la bonne application des règles fiscales, notamment en matière de TVA.

• Accompagnement du client de A à Z : À la suite de la validation de la commande, vous assurerez un accompagnement personnalisé du client en lui apportant conseils et assistance opérationnelle. Vous veillerez à la bonne mise en œuvre des prestations, en garantissant une communication fluide et un suivi rigoureux jusqu’à la livraison.

• Gestion technique des prestations vendues : Vous recueillerez les informations techniques auprès des équipes internes, vous rédigerez et communiquerez les modalités opérationnelles aux sponsors. Vous assurerez également la réception et le contrôle qualité des éléments livrés, ainsi que la gestion des modifications de commandes et commandes additionnelles.

• Elaboration des reportings financiers et opérationnels : Vous aurez la charge de la production de rapports détaillés dédiés au suivi financier et à la gestion des commandes.