Office Manager

Le poste

Europa Organisation occupe 1 555 m2 de bureaux à Toulouse, dans un immeuble ancien sur 5 niveaux, situé en plein centre-ville (Jean Jaurès).

Votre mission est triple :

• Contribuer à la création d’un environnement de travail fonctionnel et chaleureux pour les plus de 200 collaborateurs qui viennent travailler régulièrement dans ces bureaux ;

• Préparer les malles envoyées sur congrès ;

• Assurer ponctuellement de l’assistanat de Direction.

Vos missions

1.     Gestion des locaux et vie de bureau :

• Suivi de la maintenance des locaux, pilotage des interventions nécessaires (travaux planifiés ou urgences)

• Relation avec le propriétaire / syndic de l’immeuble

• Gestion des équipements (copieurs, fontaines à eau, alarme …), des stocks de consommables (café, papier, fournitures, etc.) et de matériels (mobilier à remplacer, etc.)

• Suivi des contrats prestataires, vérification et suivi de la facturation afférente

• Sécurité et conformité : mise en place des mesures de sécurité appropriées telles que les formations incendie, pilotage des exercices d’évacuation

• Accueil physique des visiteurs et des nouveaux arrivants

• Maintien en bon ordre des espaces partagés et des salles de réunion

• Support ponctuel à l’équipe communication dans l’organisation de moments conviviaux (matinées d’intégration, petits déjeuners …)

2.     Préparation des malles congrès :

• Suivi du calendrier des congrès, organisation de la récolte des besoins en matériel des équipes opérationnelles

• Préparation des malles, communication continue avec les équipes pour valider le contenu

• Envoi des malles sur congrès : suivi des envois avec les transporteurs, gestion des sujets de douane

• Retour des malles : suivi du transport, rangement du matériel et des consommables

Ce volet implique de la manutention et du port de charges ponctuel.

3.     Assistanat de direction :

• Gestion quotidienne du courrier (ouverture, numérisation des courriers reçus et envoi aux destinataires concernés)

• Support à la Direction générale pour l’organisation de réunions (gestion de l’agenda, réservation de salles) et de déplacements (réservation de billets, taxis, etc.)